Mendigitalisasi Sistem Penjualan & Rekap Order Terpusat

Bagaimana NAMS membantu brand retail lokal beralih dari pencatatan manual via WhatsApp ke ekosistem toko online otomatis dengan sinkronisasi inventori dan konfirmasi pembayaran instan.

Client Industry Fashion & Retail Brand

Timeline 3 Minggu (Design to Live)

Deliverables Custom Web + Payment + WhatsApp Bot

Target Result Zero Human Error & Auto Invoicing

70% Penghematan Waktu Rekap Admin

2.4x Peningkatan Kecepatan Proses Checkout

100% Data Transaksi Terekam Otomatis

The Challenge

Tantangan operasional & kendala sistem lama sebelum perbaikan.

Sebelum implementasi sistem, klien mengelola lebih dari 80-120 transaksi per hari secara manual. Setiap pembeli mengirimkan bukti transfer via chat WhatsApp, yang kemudian harus diverifikasi manual oleh 3 staf admin di mutasi bank.

Proses ini menimbulkan beberapa titik kegagalan (*bottlenecks*):

Masalah Utama yang Dihadapi:

Waktu konfirmasi order lambat (rata-rata 30-45 menit per transaksi).
Sering terjadi kesalahan pencatatan sisa stok produk (stok minus).
Admin kewalahan merekap data alamat pengiriman saat promo akhir pekan.
Laporan penjualan baru bisa selesai 2 hari setelah tutup buku bulanan.

The Solution

Arsitektur sistem baru yang dibangun oleh NAMS.

NAMS merancang ulang alur transaksi dari hulu ke hilir dengan prinsip Zero Friction Checkout dan Automated Background Workers.

System Architecture

Pemesanan Instan (Mobile First Catalog) Pembeli memilih varian & otomatis menghitung ongkos kirim real-time.

Automated Gateway Settlement (QRIS / VA) Pembayaran terverifikasi otomatis dalam detik tanpa upload bukti transfer.

WhatsApp Gateway Webhook Notification Kirim struk digital & nomor invoice ke WA pembeli dan tim gudang secara instan.

Real-time Inventory & Financial Ledger Stok berkurang otomatis dan laporan omzet harian siap diunduh kapan saja.

Modul yang Diserahkan:

Custom Storefront UI & Fast Checkout

Admin Order Dashboard

WhatsApp Notifikasi Otomatis

Cetak Resi & Label Ekspedisi 1-Klik

Technology & Results

Teknologi yang digunakan dan feedback dari klien.

Tech Stack:

Next.js 14 Tailwind CSS PostgreSQL / Supabase Midtrans Payment API WhatsApp Cloud API Biteship Ongkir API

“Dulu tim admin kami pusing setiap kali promo payday karena harus rekap chat satu per satu sampai larut malam. Sekarang sistem NAMS mengurus semuanya secara otomatis. Kami bisa fokus jualan tanpa takut stok berantakan.”

Rian Pratama Founder & Operations Director